El pasado 30 transmitimos el live sobre el acompañamiento en la estrategia de IA. Aquí te dejo las claves de nuestro acompañamiento y la importancia de tenerlo en cuenta:
1º.- En primer lugar realizamos un mapeo de los procesos que están en la compañía:
- Revisamos cómo se documenta los flujos de facturación, gestión o captación de información según nos solicite el cliente que desea automatizar: puede ser recepción de pedidos, facturas, validaciones, envíos y gestión de archivos.
- Identificamos donde se producen retrasos, errores, tareas repetitivas, consumición de tiempo y con nuestra técnica de gestión del tiempo, analizamos las posibles reducciones de tiempo aplicando nuestra metodología de gestión del tiempo y de automatización con nuestra metodología creada durante 2 años en IA.
2º.- Evaluamos los datos y la tecnología que existe en la compañía
- Si las facturas están digitalizas, si los ficheros en Excel y otro tipo de software está ordenado, si está revisado y cómo se capturan los datos para poder centralizar la gestión a la hora de crear una automatización.
- Verificamos la compatibilidad de la tecnología con el software a la hora de elegir las herramientas de IA y los APIS necesarios, la seguridad, la protección de los datos, la equidad, la transparencia, la calidad de los datos y la calidad de los sistemas de IA a lo largo de su ciclo de vida.
Esta parte es clave pues requiere de altos conocimientos de todas las herramientas de IA y cómo van proporcionando nuevas funcionalidades y predicciones de los costes que puede ocasionar la diferencia entre una IA rentable y la que no.
3º.- Definimos los objetivos, observamos si son claros, si tienen KPI fácilmente calculables en relación a los errores cometidos, el rendimiento medio y la participación de las partes interesadas que es clave a la hora de definir la estrategia de IA y política organizativa que se va a desarrollar a la hora de implementar la IA. Donde queremos llegar y desde donde partimos, dejando registro de dicha información. Debemos definir si queremos aumentar la competitividad aumentando los productos o servicios gracias a la IA o por el contrario, pretendemos gestionar mejor los procesos existentes.
4º.- Observamos el mapa de la trazabilidad y el control de la información. Esto nos distingue de otras compañías en cuanto a la identificación del proceso de automatización a la ora de generar la documentación requerida. Aumentamos el mapa de riesgos de los procesos de gestión relacionados con la fiabilidad de los sistemas de IA antes mencionados y los procesos para la gestión de proveedores, de IA que influyen en la estrategia a seguir y la fiabilidad de los datos obtenidos.
5º.- Priorizar soluciones que permitan reducir los costes para ser más competitivos, bien aumentando el valor de las actividades de la empresa al ganar tiempo para mejorar las relaciones, la gestión o la percepción de los clientes, fidelizando a los mismos o bien para priorizar la posibilidad de aumentar los servicios debido al ahorro considerable de tiempo que tienen el resto del personal que participa en las actividades de la empresa.
6º.- Definimos con profesionales del coaching y la formación, los beneficios y el mejor método de establecer el cambio al incorporar la Inteligencia Artificial y los beneficios que se perciben a título individual a cada persona trabajadora que le afecta la IA.
7º.-Probamos con todo esto, una vez desarrollado la automatización en un proceso definido como piloto para validarlo y monitorizar cómo se ha optimizado el proceso.
- Implementar en pequeña escala: Probar la automatización en un segmento del proceso de facturación
- Medición de los objetivos previstos a los alcanzados según se comprueba el proceso.
8º.- Creamos chatbot para responder a preguntas frecuentes internas de recursos humanos, de coordinación de tareas, de onboarding, de selección. O un agente que crea presupuestos, o un sistema de generación de avisos de mantenimiento de procesos que requieren de modificación de datos o avisos de ventas, predicciones de cambios, en una misma empresa, empezando por el proceso de generación de presupuestos porque la empresa tras el diagnóstico de cambio de estrategia descubre que es donde más errores humanos hay y mayor perjuicio se genera en la empresa.
9º. Finalizamos con la aplicación de la revisión de la ética del uso de la IA, como herramienta de apoyo y no de abuso en cumplimiento del reglamento de IA, protegiendo los datos personales y anunciando si se utilizó la IA e indicando la posibilidad de conversar con una persona. El sentido común es el común de los sentidos para el uso de la IA, dentro y fuera de ésta.
Aquí el cambio cultural es esencial y de esta parte te podemos acompañar realmente bien, no solo por nuestra experiencia en personas, sino por la metodología que utilizamos para gestionar el cambio debidamente testada y llamada PROSCI.
9.1.- Realizamos sesiones estratégicas para el cambio de cultura
9.2.- Combinamos el cambio introduciendo habilidades de alto rendimiento para generar equipos cohesionados con la IA, generando la curva del cambio desde la confianza y la motivación.
9.3.- Informamos con infografías, comunicaciones eficientes el buen uso y responsable de la IA y la ética aplicada. Espero que esto te haya ayudado y sirva para que nos llames para solicitar más información en welcome@inesmazarrasa.com
